Relevante Angaben zu Unternehmensführungspraktiken: Compliance-Managementsystem, Umwelt und Qualitätsmanagement, Energiemanagement

Die DEUTZ AG verfügt über ein fest in der Organisation verankertes Compliance-Managementsystem. Dieses wird ­fortlaufend ­weiterentwickelt, um es den veränderten Anforderungen ­anzupassen. Die Vorstandszuständigkeit für Compliance liegt bei Herrn Dr. Hiller.

Oberstes Ziel des Compliance-Managementsystems ist es, ­Verstöße gegen geltende Gesetze, Verordnungen, ­behördliche Vorgaben und interne Richtlinien zu verhindern. Deshalb ­werden die Mitarbeiter darin unterstützt, die maßgeblichen Gesetze, ­Verordnungen und Richtlinien zu kennen und ­richtig ­anzuwenden. Maßgebliche Basis dafür ist ein ­strukturiertes Richtlinien­management, das kontinuierlich den Aktualisierungsbedarf ­bestehender Richtlinien überprüft und neue ­Richtlinien ­veröffentlicht. Das Richtlinienmanagement baut auf dem Verhaltens­kodex auf, der die Rahmenbedingungen für rechtskonformes sowie faires ­Verhalten gegenüber Geschäftspartnern und Mit­arbeitern festlegt. Der Verhaltenskodex ist den Mitarbeitern über die interne Kommunikationsplattform zugänglich. Dritte können den Verhaltenskodex auf der Internetseite der DEUTZ AG ­einsehen. Spezielle Richtlinien, wie ­insbesondere eine Compliance­-Richtlinie, eine Richtlinie zum Umgang mit ­Geschenken und Einladungen, eine Richtlinie zur Beauftragung externer Vertriebsdienstleister, eine Geldwäsche-Richtlinie und eine Insider-Richtlinie, konkretisieren die Festlegungen des Verhaltenskodex und unterstützen somit die Mitarbeiter, die maßgeblichen Gesetze und Richtlinien zu kennen und richtig anzuwenden.

Der Vorstand unterstützt und fördert ethisches Verhalten. Er bekennt sich uneingeschränkt zur Corporate Compliance und verzichtet auf alle Geschäfte, die dem widersprechen. Die Einhaltung des Wettbewerbsrechts ist für ihn ebenso selbstverständlich wie die Nichtduldung jeglicher Form von Korruption und die Berücksichtigung des Gedankens der Nachhaltigkeit.

Durch Schulungen sollen die Mitarbeiter in die Lage versetzt ­werden, die relevanten Gesetze und Unternehmensrichtlinien zu kennen und im Arbeitsalltag stets einzuhalten. Die Angestellten in den zentralen Bereichen Vertrieb, Einkauf, Forschung und Entwicklung sowie der Verwaltung und in den Tochtergesellschaften erhalten in der Regel einmal jährlich eine auf den Aufgabenbereich zugeschnittene Schulung. In den produktiven Werken findet eine Unterrichtung zu Compliance gemeinsam mit den regelmäßigen Sicherheitsunterweisungen statt.

Die Compliance-Aktivitäten der DEUTZ AG werden durch einen vom Vorstand benannten Compliance-Officer koordiniert. In den einzelnen Geschäftsbereichen und Tochterunternehmen gibt es Compliance-Beauftragte, die in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich die Compliance verantworten und regelmäßig an den Compliance-Officer in strukturierter Form schriftlich ­berichten, der wiederum an Vorstand und Prüfungsausschuss berichtet. Die Grundlagen der Compliance-Organisation werden in der Organisations­richtlinie »Compliance beschrieben«. Die Aufgaben der zuständigen Mitarbeiter sind in Tätigkeitsbeschreibungen geregelt.

Hinweise und Fragen können Mitarbeiter an Vorgesetzte, Compliance­Beauftragte, den Compliance-Officer oder die Verantwortlichen für die Bereiche Recht und Revision richten. Auf der Internetseite der DEUTZ AG ist außerdem ein auch für Nichtmitarbeiter zugängliches Hinweisgebersystem fest installiert. Hinweisen wird konsequent nachgegangen. Notwendige Untersuchungen werden durch den Compliance-Officer durchgeführt, fallweise auch mit ­externer Unterstützung.

Die Compliance-Initiativen werden in regelmäßigen Sitzungen entwickelt, besprochen und koordiniert. Der Schwerpunkt der Compliance-Aktivitäten liegt in den Bereichen Verhinderung von Korruption, Bekämpfung von Geldwäsche, Einhaltung von Export­(kontroll)vorschriften sowie Sicherstellung von Arbeits-, IT-, Daten-, Unternehmens- und Produktsicherheit. Außerdem soll Insider-, Kartellrechts- und Umweltschutzverstößen vorgebeugt werden.

Im Zuge des Aufbaus und der fortlaufenden Weiterentwicklung des Compliance-Managementsystems lassen sich Vorstand und Compliance­-Officer bei Bedarf anwaltlich beraten. ­Daneben ­werden die Aktivitäten von der internen Revision überprüft und vom Prüfungsausschuss stellvertretend für den Aufsichtsrat überwacht.

Die Compliance-Aktivitäten im Berichtsjahr konzentrierten sich erneut auf die Fortsetzung und weitere Intensivierung der regelmäßigen Präsenzschulung von Mitarbeitern unter Einbeziehung der Mitarbeiter in den ausländischen ­Beteiligungsgesellschaften, vor allem zu den Themen Verhaltenskodex, Datenschutz, Annahme von Einladungen und Geschenken, ­Exportkontrolle sowie Wettbewerbs- und Vertragsrecht. Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Durchführung von Schulungen mittels eines webbasierten ­E­­­Learning-Programms mit den Lernmodulen ­Korruptionsprävention, Kartellrecht und Informationssicherheit.

Im Geschäftsjahr 2018 haben mehr als 1.000 Mitarbeiter an den Präsenzschulungen teilgenommen und 1.998 Mitarbeiter alle oder einzelne Module des E-Learning-Programms erfolgreich durchlaufen.

Im Rahmen der fortlaufenden Prüfung unserer Organisationsrichtlinien wurde eine neue Compliance-Richtlinie verabschiedet sowie die Richtlinie über Beantragung und Genehmigung von Personal, die Richtlinie zu Exportkontrolle sowie die Richtlinie zu Meldeweg und Vorgehensweise im Fall von kritischen Fehlern überarbeitet.

Ein weiterer für die Unternehmensführung der DEUTZ AG unverzichtbarer Schwerpunkt liegt in einem konsequenten Umwelt-, Qualitäts- und Energiemanagement: Die DEUTZ AG hat auch im Berichtsjahr die Anforderungen des Qualitätsmanagements nach ISO 9001, des Umweltmanagements nach ISO 14001 und des Energiemanagements nach ISO 50001 erfüllt. Die ent­sprechenden Zertifikate des TÜV Rheinland sind auf der Website der DEUTZ AG zu finden.

Alle DIN-Normen sind in den DIN-Normen-Auslagestellen des DIN Deutsches Institut für Normung e.V., Berlin, kostenfrei einsehbar.