Compliance

Hinsichtlich Compliance spielen allgemeine Compliance, Anti-Korruption und Bestechungsbekämpfung sowie Corporate Governance eine bedeutende Rolle. Da Anti-Korruption und Bestechungsbekämpfung integraler Bestandteil des Compliance-Managementsystems (CMS) sind, werden diese wesentlichen Sachverhalte zusammen erläutert.

Allgemeine Compliance sowie Anti-Korruption und Bestechungsbekämpfung

DEUTZ legt großen Wert darauf, dass alle Mitarbeiter den rechtlichen, behördlichen sowie internen Vorgaben jederzeit und ohne Ausnahme Folge leisten und sich im Wettbewerb und im Geschäftsalltag ethisch und moralisch einwandfrei verhalten. Wir verzichten selbstverständlich auf alle Geschäfte, die diesem Grundsatz zuwiderlaufen. Die Einhaltung des Wettbewerbsrechts ist für den Vorstand ebenso selbstverständlich wie die Nichtduldung jeglicher Form von Korruption. Das Gremium hat den Anspruch, stets nach ethischen Grundsätzen zu handeln.

Oberstes Ziel des konzernweiten CMS ist es, Verstöße gegen geltende Gesetze, Verordnungen, behördliche Vorgaben und interne Richtlinien zu verhindern. Deshalb werden die Mitarbeiter darin unterstützt, die maßgeblichen Gesetze und Richtlinien zu kennen und richtig anzuwenden.

Compliance-Organisation implementiert

Der Vorstand benennt den Compliance-Officer der DEUTZ, der die Compliance-Aktivitäten im Konzern koordiniert. In den einzelnen Geschäftsbereichen und Tochterunternehmen gibt es Compliance-Beauftragte, die in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich die Verantwortung für die Einhaltung der Compliance-Vorgaben verantworten und zweimal im Jahr an den Compliance-Officer in strukturierter Form schriftlich berichten. Dieser wiederum berichtet an Vorstand und Prüfungsausschuss.

Inhalte der Berichte sind neben Änderungen der Gesetzeslage oder der Organisation auch der Schwerpunkt der Tätigkeit, mögliche Risiken sowie Maßnahmen, um diese Risiken zu minimieren bzw. auszuschließen. Die Grundlagen der Compliance-Organisation sind in einer Compliance-Richtlinie beschrieben.

Die konzernweit zu initiierenden Compliance-Aktivitäten werden in regelmäßigen Sitzungen – zu denen der Compliance-Officer die Compliance-Beauftragten einlädt – entwickelt, besprochen und koordiniert. Der Schwerpunkt der Compliance-Aktivitäten liegt in den Bereichen Verhinderung von Korruption, Bekämpfung von Geldwäsche, Einhaltung von Export(kontroll)vorschriften sowie Sicherstellung von Arbeits-, IT-, Daten-, Unternehmens- und Produktsicherheit. Außerdem wird Insider-, Kartellrechts- und Umweltschutzverstößen vorgebeugt.

Im Zuge der fortlaufenden Weiterentwicklung des CMS lassen sich der Vorstand und der Compliance-Officer bei Bedarf anwaltlich beraten. Die interne Revision ist beratend in alle Aktivitäten involviert. Daneben wird das CMS von der internen Revision oder durch Reviews externer Berater überprüft und vom Prüfungsausschuss stellvertretend für den Aufsichtsrat überwacht.

Verhaltenskodex bildet die Basis

Die Einhaltung der CMS-Grundsätze ist im Verhaltenskodex verbindlich festgeschrieben. Dieser schafft die Rahmenbedingungen für rechtskonformes sowie faires Verhalten gegenüber Geschäftspartnern und Mitarbeitern. Der Verhaltenskodex bildet die Basis für ein strukturiertes Richtlinienmanagement, das kontinuierlich aktualisiert wird. Weitere Richtlinien, wie insbesondere die Richtlinie zum Umgang mit Geschenken und Einladungen, die Richtlinie zur Beauftragung externer Vertriebsdienstleister, die Geldwäsche-Richtlinie und die Insider-Richtlinie, geben den Mitarbeitern verbindliche Regeln zu speziellen Themen bei der täglichen Arbeit an die Hand. Die Schulungen sollen die Mitarbeiter in die Lage versetzen, die geltenden Gesetze, Verordnungen, behördlichen Vorgaben und Unternehmensrichtlinien zu kennen und im Arbeitsalltag stets einzuhalten.

Hinweisgebersystem auch für Externe zugänglich

Hinweise und Fragen können Mitarbeiter an Vorgesetzte, Compliance-Beauftragte, den Compliance-Officer oder die Verantwortlichen für die Bereiche Recht und Revision richten. Seit Anfang 2017 gibt es außerdem ein auf der Website der DEUTZ AG installiertes, also auch für Externe zugängliches Hinweisgebersystem (https://www.DEUTZ.com/ueber-uns/compliance/). Hinweisen wird ggf. unter Hinzuziehung externer Unterstützung konsequent nachgegangen.

Schulungen werden weiter intensiviert

DEUTZ setzt hinsichtlich der Schulung seiner Mitarbeiter sowohl auf das konzernweit etablierte E-Learning-Programm als auch auf Präsenzschulungen.

Alle kaufmännischen Mitarbeiter 1) von DEUTZ (unter Einbeziehung der Mitarbeiter in den ausländischen Beteiligungsgesellschaften, 2.136 Mitarbeiter, Stand 31. Dezember 2018) werden zu Jahresbeginn aufgefordert, die ihnen zugewiesenen Schulungsmodule (Fairer Wettbewerb, Schutz vor Korruption, Informationssicherheit) bis zum Jahresende abzuschließen. Die Zuweisung der entsprechenden Module orientiert sich an den jeweiligen Bedürfnissen. Bis zum Jahresende 2018 haben insgesamt 1.998 bzw. 93,5 % aller kaufmännischen Mitarbeiter des Konzerns die Schulung erfolgreich abgeschlossen.

Zudem erhalten die Mitarbeiter in den zentralen Bereichen Vertrieb, Einkauf, Forschung und Entwicklung sowie in der Verwaltung und in den Tochtergesellschaften in der Regel einmal jährlich zusätzlich eine auf den Aufgabenbereich zugeschnittene Präsenzschulung.

Für die nicht kaufmännischen Mitarbeiter – vor allem in den Werken – findet jährlich eine Präsenzschulung zu Compliance-Themen statt. Darüber hinaus erhalten diese Beschäftigten regelmäßige Sicherheitsunterweisungen.

2019 wird ein weiteres E-Learning-Modul zum Thema »Arbeitssicherheit« in den Schulungskatalog aufgenommen, das von allen kaufmännischen Mitarbeitern zu absolvieren ist.

1) Kaufmännischer Mitarbeiter: alle Mitarbeiter des DEUTZ-Konzerns, die jeweils am 31. Dezember eines Jahres im Unternehmen sind, in die IT-Infrastruktur des DEUTZ-Konzerns eingebunden sind, über einen PC verfügen und der deutschen oder englischen Sprache mächtig sind, da die E-Learning-Module lediglich in diesen Sprachen absolviert werden können. Ausgenommen werden allerdings Personen, die das Unternehmen unterjährig verlassen, sich in Elternzeit befinden oder langzeiterkrankt sind und daher mindestens 50 % des Jahres nicht anwesend sind.